Las empre­sas de sec­to­res indus­tria­les, tec­no­ló­gi­cos y de equi­pa­mien­to pro­fe­sio­nal están incor­po­ran­do códi­gos QR vin­cu­la­dos a sis­te­mas de ges­tión docu­men­tal para ofre­cer infor­ma­ción actua­li­za­da en tiem­po real, redu­cir inci­den­cias de sopor­te y mejo­rar la tra­za­bi­li­dad de sus pro­ce­sos, según expli­ca la com­pa­ñía OpenKM.

La trans­for­ma­ción digi­tal está encon­tran­do nue­vos espa­cios de apli­ca­ción en ámbi­tos tra­di­cio­nal­men­te aso­cia­dos a pro­ce­sos físi­cos y docu­men­ta­ción impre­sa. Uno de los ejem­plos más visi­bles es el cre­cien­te uso de códi­gos QR conec­ta­dos a pla­ta­for­mas de ges­tión docu­men­tal, una ten­den­cia que comien­za a con­so­li­dar­se en sec­to­res como la indus­tria, la maqui­na­ria, el equi­pa­mien­to médi­co o la elec­tró­ni­ca pro­fe­sio­nal.

Así lo seña­la la com­pa­ñía espe­cia­li­za­da en ges­tión docu­men­tal OpenKM, que obser­va un aumen­to del inte­rés empre­sa­rial por solu­cio­nes capa­ces de ofre­cer acce­so inme­dia­to a docu­men­ta­ción téc­ni­ca actua­li­za­da, redu­cir cos­tes ope­ra­ti­vos y mejo­rar la expe­rien­cia de clien­tes, dis­tri­bui­do­res y equi­pos de sopor­te.

Duran­te años, los códi­gos QR estu­vie­ron aso­cia­dos prin­ci­pal­men­te a accio­nes de mar­ke­ting, pro­mo­cio­nes comer­cia­les o ser­vi­cios de res­tau­ra­ción. Sin embar­go, su papel está evo­lu­cio­nan­do hacia fun­cio­nes de mayor valor estra­té­gi­co den­tro de las orga­ni­za­cio­nes. La nece­si­dad de garan­ti­zar que la infor­ma­ción téc­ni­ca esté siem­pre actua­li­za­da y acce­si­ble ha impul­sa­do la bús­que­da de nue­vas herra­mien­tas para ges­tio­nar la docu­men­ta­ción de mane­ra más efi­cien­te.

Uno de los desa­fíos más habi­tua­les en nume­ro­sos entor­nos empre­sa­ria­les es la coexis­ten­cia de manua­les obso­le­tos, ins­truc­cio­nes dupli­ca­das, ver­sio­nes inco­rrec­tas de docu­men­tos o infor­ma­ción difí­cil de loca­li­zar. Estas situa­cio­nes gene­ran inci­den­cias recu­rren­tes en los depar­ta­men­tos de sopor­te téc­ni­co y pue­den afec­tar tan­to a la pro­duc­ti­vi­dad inter­na como a la satis­fac­ción de los clien­tes.

Según reco­ge OpenKM en un comu­ni­ca­do ela­bo­ra­do por su CEO, Gas­par Pal­mer, diver­sos estu­dios sec­to­ria­les esti­man que alre­de­dor del 20% de las inci­den­cias de sopor­te téc­ni­co en entor­nos indus­tria­les y tec­no­ló­gi­cos están rela­cio­na­das con difi­cul­ta­des para acce­der a la docu­men­ta­ción ade­cua­da o con el uso de ver­sio­nes inco­rrec­tas de la mis­ma. A ello se aña­den los cos­tes deri­va­dos de la impre­sión, dis­tri­bu­ción y actua­li­za­ción cons­tan­te de docu­men­tos téc­ni­cos.

Para res­pon­der a esta pro­ble­má­ti­ca, algu­nas com­pa­ñías están apos­tan­do por inte­grar códi­gos QR conec­ta­dos direc­ta­men­te a pla­ta­for­mas cor­po­ra­ti­vas de ges­tión docu­men­tal. El mode­lo per­mi­te que cual­quier usua­rio esca­nee un códi­go situa­do en un pro­duc­to, emba­la­je, equi­po o manual y acce­da auto­má­ti­ca­men­te a la ver­sión más recien­te de la docu­men­ta­ción alma­ce­na­da en un repo­si­to­rio cen­tra­li­za­do.

Des­de OpenKM con­si­de­ran que esta evo­lu­ción res­pon­de a una nue­va for­ma de enten­der la ges­tión de la infor­ma­ción den­tro de las orga­ni­za­cio­nes. En pala­bras de Gas­par Pal­mer, “la docu­men­ta­ción ya no pue­de ser un ele­men­to está­ti­co. Las empre­sas nece­si­tan que el manual, la ficha téc­ni­ca o las ins­truc­cio­nes evo­lu­cio­nen al mis­mo rit­mo que el pro­duc­to”.

La ten­den­cia coin­ci­de ade­más con la cre­cien­te rele­van­cia que está adqui­rien­do la expe­rien­cia pos­ven­ta como ele­men­to dife­ren­cia­dor en mer­ca­dos alta­men­te com­pe­ti­ti­vos. En nume­ro­sos sec­to­res B2B, la cali­dad del sopor­te téc­ni­co y la dis­po­ni­bi­li­dad inme­dia­ta de infor­ma­ción son fac­to­res que influ­yen direc­ta­men­te en la pro­duc­ti­vi­dad de los clien­tes y en la con­ti­nui­dad de sus ope­ra­cio­nes.

Uno de los prin­ci­pa­les bene­fi­cios de este mode­lo es la eli­mi­na­ción de los pro­ble­mas aso­cia­dos al con­trol de ver­sio­nes. Mien­tras que la docu­men­ta­ción tra­di­cio­nal sue­le que­dar des­ac­tua­li­za­da con rela­ti­va rapi­dez, un códi­go QR pue­de man­te­ner­se ope­ra­ti­vo inclu­so cuan­do el con­te­ni­do se modi­fi­ca. De este modo, el usua­rio siem­pre acce­de a la últi­ma ver­sión vali­da­da del docu­men­to sin nece­si­dad de reem­pla­zar manua­les impre­sos o redis­tri­buir infor­ma­ción.

Según expli­ca Pal­mer, las con­se­cuen­cias de una docu­men­ta­ción inco­rrec­ta van más allá de los cos­tes ope­ra­ti­vos. “El cos­te de un manual inco­rrec­to no es solo ope­ra­ti­vo; tam­bién es repu­tacio­nal. Un clien­te que no encuen­tra infor­ma­ción o tra­ba­ja con ins­truc­cio­nes anti­guas per­ci­be una orga­ni­za­ción menos fia­ble”, sos­tie­ne el direc­ti­vo.

La tra­za­bi­li­dad y el cum­pli­mien­to nor­ma­ti­vo cons­ti­tu­yen otro de los fac­to­res que están impul­san­do la adop­ción de estas solu­cio­nes. En indus­trias regu­la­das, don­de resul­ta esen­cial demos­trar que los pro­ce­di­mien­tos se eje­cu­tan siguien­do ins­truc­cio­nes vigen­tes y apro­ba­das, la posi­bi­li­dad de veri­fi­car en tiem­po real la auten­ti­ci­dad y vigen­cia de la docu­men­ta­ción se con­vier­te en una ven­ta­ja sig­ni­fi­ca­ti­va.

En este con­tex­to, algu­nas orga­ni­za­cio­nes ya incor­po­ran códi­gos QR direc­ta­men­te en docu­men­tos PDF, pro­ce­di­mien­tos téc­ni­cos o pro­to­co­los de tra­ba­jo. Median­te el esca­neo del códi­go, los téc­ni­cos pue­den com­pro­bar de for­ma inme­dia­ta si el docu­men­to que están uti­li­zan­do corres­pon­de a la últi­ma ver­sión ofi­cial dis­po­ni­ble y auto­ri­za­da por la orga­ni­za­ción.

La apues­ta por estos mode­los tam­bién res­pon­de a obje­ti­vos de efi­cien­cia eco­nó­mi­ca. Dis­tin­tos aná­li­sis de mer­ca­do apun­tan a que la digi­ta­li­za­ción docu­men­tal pue­de redu­cir has­ta un 30% deter­mi­na­das con­sul­tas repe­ti­ti­vas rela­cio­na­das con docu­men­ta­ción, man­te­ni­mien­to y sopor­te téc­ni­co. Asi­mis­mo, con­tri­bu­ye a dis­mi­nuir gas­tos aso­cia­dos a la impre­sión de manua­les, la dis­tri­bu­ción de docu­men­tos y la ges­tión manual de actua­li­za­cio­nes.

Otro fac­tor que favo­re­ce esta evo­lu­ción es la expan­sión del uso de dis­po­si­ti­vos móvi­les en los entor­nos pro­fe­sio­na­les. El acce­so per­ma­nen­te a telé­fo­nos inte­li­gen­tes y table­tas en acti­vi­da­des de cam­po, man­te­ni­mien­to o tra­ba­jo remo­to faci­li­ta la con­sul­ta inme­dia­ta de infor­ma­ción téc­ni­ca des­de cual­quier ubi­ca­ción y en cual­quier momen­to.

De acuer­do con los datos cita­dos por OpenKM, más del 80% de las empre­sas euro­peas ya uti­li­zan dis­po­si­ti­vos móvi­les conec­ta­dos en ope­ra­cio­nes pro­fe­sio­na­les, una cir­cuns­tan­cia que ace­le­ra la implan­ta­ción de solu­cio­nes basa­das en acce­so digi­tal a la infor­ma­ción.

Para la com­pa­ñía, el cre­ci­mien­to de estas ini­cia­ti­vas pone de mani­fies­to un cam­bio estruc­tu­ral en la for­ma en que las orga­ni­za­cio­nes ges­tio­nan el cono­ci­mien­to cor­po­ra­ti­vo y la docu­men­ta­ción téc­ni­ca. Como resu­me Gas­par Pal­mer, “la docu­men­ta­ción deja de ser un archi­vo pasi­vo para con­ver­tir­se en par­te acti­va de la expe­rien­cia de pro­duc­to y de la ope­ra­ti­va dia­ria”.

La evo­lu­ción de los códi­gos QR des­de una herra­mien­ta pro­mo­cio­nal has­ta un com­po­nen­te inte­gra­do en la estra­te­gia docu­men­tal refle­ja cómo la digi­ta­li­za­ción con­ti­núa trans­for­man­do pro­ce­sos empre­sa­ria­les que duran­te déca­das per­ma­ne­cie­ron prác­ti­ca­men­te inal­te­ra­dos. En un entorno don­de los pro­duc­tos com­pi­ten cada vez más en igual­dad de con­di­cio­nes en tér­mi­nos de pre­cio y pres­ta­cio­nes, la capa­ci­dad de ofre­cer infor­ma­ción fia­ble, acce­si­ble y per­ma­nen­te­men­te actua­li­za­da comien­za a con­ver­tir­se en un fac­tor dife­ren­cial para muchas com­pa­ñías.